Een voorbeeld van een verantwoord inkoopbeleid: hoe kun je je inkoopstrategie transformeren? 

De definitie en pijlers van een duurzaam inkoopbeleid

Een verantwoord inkoopbeleid zorgt ervoor dat een bedrijf bij de inkoop van goederen en/of diensten zijn negatieve impact op het milieu en de maatschappij minimaliseert en zijn positieve impact hierop versterkt. Als het gaat om de levenscycluskosten, voldoen goederen of diensten die verantwoord zijn ingekocht dus aan de criteria voor duurzame ontwikkeling.

• Een verantwoord inkoopbeleid omvat bijvoorbeeld:

• de verbintenisverklaring van het bedrijf;

• doelstellingen en werkingsprincipes;

• verantwoordelijkheden en de rolverdeling;

• het toepassingsgebied;

• criteria voor de selectie van producten en leveranciers;

• het implementatieproces, enz.

In deze context moeten inkoopafdelingen rekening houden met drie belangrijke elementen:

• Het milieu: het behoud van hulpbronnen, energie-efficiëntie, afvalvermindering, de levensduur van producten, enz.

• Ethiek en sociale verantwoordelijkheid: respect voor mensenrechten, arbeidsomstandigheden, diversiteit, inclusie, enz.

• Financiën: de kosten, productkwaliteit, levertijden, enz.

EcoVadis, een platform waarop MVO-prestaties worden geëvalueerd en gedeeld, definieert verantwoorde inkoop als "de integratie van principes van duurzame ontwikkeling in inkoopprocessen en -beslissingen, waarbij ervoor wordt gezorgd dat deze principes voldoen aan de eisen van het bedrijf en zijn belanghebbenden. Dit omvat zowel de duurzame ontwikkeling van producten en materialen als de verantwoordelijkheid voor de praktijken van leveranciers."

Waarom zou je een verantwoord inkoopbeleid invoeren?

De invoering van een verantwoord inkoopbeleid stelt bedrijven in staat om oplossingen te vinden voor drie grote uitdagingen: kostenbeheer, de naleving van regelgeving en de verbetering van het merkimago.

Kostenbeheer

Hiermee kunnen de uitgaven op de lange termijn worden geoptimaliseerd. Het kan hier gaan om directe besparingen, bijvoorbeeld door de aankoop van energie-efficiënte producten, of indirecte besparingen, bijvoorbeeld door gerecyclede materialen te gebruiken, wat leidt tot lagere productiekosten.

Anticiperen op regelgeving

Sinds enkele jaren zien we steeds meer milieuregelgeving. Voorbeelden hiervan zijn de Corporate Sustainability Reporting Directiveen digitale productpaspoorten. Door een verantwoord inkoopbeleid te implementeren, kan je bedrijf zich aanpassen aan toekomstige normen, naleving garanderen en risico's beperken.

Het merkimago verbeteren

Tot slot heeft een verantwoord inkoopbeleid een positieve invloed op het merkimago en de relaties met belanghebbenden. Met een dergelijk beleid kun je je bedrijf onderscheiden op de markt en klanten, leveranciers en nieuw talent aantrekken.

Bovendien draagt het op de lange termijn bij aan de creatie van waarde, waarbij het concurrentievermogen wordt gestimuleerd en er meer omzet kan worden gerealiseerd.

Savin'side®: een bewezen methodologie

De Manutan Group heeft de Savin'side®-methode ontwikkeld om bedrijven te helpen hun long tail spend-aankopen (ook wel C-Class-aankopen genoemd) te optimaliseren. Deze methode is gebaseerd op gegevensanalyse, een Lean-aanpak en een flexibel kader. Verantwoorde inkoop is hierbij een belangrijk aandachtspunt. Deze methode bestaat uit drie hoofdfasen.

1. De audit

Als eerste worden de consumentengegevens van het bedrijf en de markttrends geanalyseerd. Hierbij wordt er vooral gekeken naar het verbruik van duurzame producten. Op basis van de geïdentificeerde verbeterpunten wordt er een verbeterplan opgesteld en worden de bijbehorende prestatie-indicatoren gedefinieerd.

2. Actieplan

Ten tweede moet er een actieplan op maat worden geïmplementeerd (met de juiste middelen, planning en coördinatie). Hierbij is vooral de communicatie met interne klanten en de ontwikkeling van digitale tools belangrijk.

3. Opvolging en verbeterpunten

Tot slot maakt deze aanpak deel uit van de continue verbetering van een bedrijf. Hiervoor moet er een controlesysteem worden opgezet, zodat het bedrijf wordt gestimuleerd om de nodige corrigerende maatregelen te nemen.

Een bewezen Lean-aanpak en flexibel kader

Er bestaat een bewezen methode die bedrijven kan helpen om hun long tail spend-aankopen (ook wel C-Class-aankopen genoemd) te optimaliseren. Deze methode is gebaseerd op gegevensanalyse, een Lean-aanpak en een flexibel kader. Verantwoorde inkoop is hierbij een belangrijk aandachtspunt. Deze methode bestaat uit drie hoofdfasen.

1. De audit

Als eerste worden de consumentengegevens van het bedrijf en de markttrends geanalyseerd. Hierbij wordt er vooral gekeken naar het verbruik van duurzame producten. Op basis van de geïdentificeerde verbeterpunten wordt er een verbeterplan opgesteld en worden de bijbehorende prestatie-indicatoren gedefinieerd.

2. Actieplan

Ten tweede moet er een actieplan op maat worden geïmplementeerd (met de juiste middelen, planning en coördinatie). Hierbij is vooral de communicatie met interne klanten en de ontwikkeling van digitale tools belangrijk.

3. Opvolging en verbeterpunten

Tot slot maakt deze aanpak deel uit van de continue verbetering van een bedrijf. Hiervoor moet er een controlesysteem worden opgezet, zodat het bedrijf wordt gestimuleerd om de nodige corrigerende maatregelen te nemen.

Casestudy: een producent van hernieuwbare energie

Deze casestudy richt zich op een bedrijf dat gespecialiseerd is in hernieuwbare energie. Dit bedrijf kocht voor meer dan 2 miljoen euro aan diensten/producten bij Manutan en heeft een elektronische catalogus van het type Punch-Out.

De audit

De leadbuyer van het bedrijf nam contact met ons op om ervoor te zorgen dat zijn productselectie het verantwoorde inkoopbeleid van het bedrijf ondersteunt. We spraken met hem over zijn criteria voor verantwoord inkopen (m.b.t. de koolstofvoetafdruk, het behoud van hulpbronnen, enz.) en de mogelijke oplossingen die hij kon implementeren. Hij deelt onze definitie van een duurzaam product en wil het verbruik van duurzame goederen bevorderen door gebruik te maken van bestaande tools.

(Kader) Bij Manutan beschouwen we een product als duurzaam als het gemaakt is van ten minste 25% gerecycled materiaal en/of een erkend milieulabel heeft en/of tweedehands of gereviseerd is.

Uit een analyse van zijn gegevens bleek dat het huidige consumptiepercentage van duurzame producten 9% bedraagt. Vervolgens hebben we ons gericht op de producten die het vaakst worden ingekocht (als het gaat om volume en frequentie), om vervolgens met duurzame alternatieven te komen.

Tegelijkertijd bekeken we ook welke duurzame producten andere bedrijven in dezelfde sector verbruiken om aanvullende verbeterpunten te kunnen identificeren.

Actieplan

Als eerste deelden we onze bevindingen met de leadbuyer, waarna we de volgende belangrijke acties ondernamen om het duurzame aanbod te benadrukken:

Er werd een mededeling naar de gebruikers gestuurd om hen te wijzen op de beschikbaarheid van het duurzame aanbod en uit te leggen hoe ze toegang kunnen krijgen tot deze producten via hun Punch-Out.

Er werd een speciale sectie met duurzame producten gecreëerd binnen de Punch-Out (beter bekend als een shop-in-shop).

Opvolging en verbeterpunten

Als onderdeel van de continue verbetering hebben we een controlesysteem opgezet, waarbij er elk kwartaal een rapport wordt opgemaakt. Zes maanden later hebben we kunnen constateren dat het bedrijf het aandeel duurzame producten heeft verhoogd (+1 punt ). Deze maatregelen zullen ook de komende maanden hun vruchten gaan afwerpen.

Voor bedrijven die zich inzetten voor de ecologische transitie is het belangrijk om een verantwoord inkoopbeleid te implementeren. Op deze manier kunnen ze hun financiële, ecologische en maatschappelijke uitdagingen aanpakken. Besluitvormers kunnen deze verantwoorde inkooppraktijken implementeren door middel van een weloverwogen aanpak, bewezen methodologieën en inspiratie uit concrete voorbeelden. Het resultaat: een positieve impact op zowel hun bedrijf als de maatschappij als geheel.