Het belang van een schone en opgeruimde werkplaats volgens 5S

De methode is gericht op het verbeteren van de prestaties van de organisatie met de werkplek als uitgangspunt. Door het verbeteren van orde en netheid worden verliezen en verspilling geminimaliseerd en de basis gelegd voor betere kwaliteit, veiligheid en productiviteit.

Verander de omgeving en het gedrag verandert mee

Gedragsverandering in organisaties is lastig te bewerkstelligen en vergt veel overtuigingskracht. Een eenvoudigere manier om gedrag te veranderen is het aanpassen van de omgeving. Een rommelige en onoverzichtelijke werkomgeving zorgt voor ander gedrag dan een schone, opgeruimde omgeving.

Wanneer wordt het tijd te veranderen?

Tekenen dat je werkplek of werkproces niet efficiënt georganiseerd is, zijn bijvoorbeeld:

• Je moet voorafgaand aan een klantbezoek eerst op zoek naar een schoon stofdoekje of schoonmaakdoek om te poetsen

• Je hebt veel (korte) machinestilstanden

• Je moet regelmatig op zoek naar gereedschappen

• De afvalbakken zijn regelmatig vol

• Je hebt te maken met lange ombouwtijden omdat je moet zoeken naar onderdelen, er zijn onderdelen die nog zuiver gemaakt moeten worden en omdat sommige onderdelen beschadigd zijn.

Je doet het samen

5s is een teamactiviteit, iedereen doet mee. Het is een praktische methode met een zichtbaar resultaat dat aanspoort tot verbeteractiviteit. Geef bij de introductie van 5s duidelijk aan dat er voordelen zijn te behalen voor klanten, de organisatie, maar ook voor jezelf. Jij ondervindt er ook plezier van als je geen tijd meer verliest met het zoeken naar juiste informatie, spullen zoals kantoorbenodigdheden en gereedschappen, of dat je machines schoon zijn en maximaal presteren.

Leg uit waarom je verandert

Voordat je begint met het implementeren van de 5s-methode is het zoals eerder besproken essentieel om te weten waarom je de werkplaats georganiseerd wilt hebben. Niet iedereen zal namelijk meteen enthousiast reageren en terecht zullen vragen gesteld worden als ‘Waarom gaan we dit doen?‘ en ‘Wat heeft het voor zin?’. Het is dus naast benoemen van de voordelen van belang dat vanuit de directie of het management een eenduidig antwoord komt op deze vragen. En dat je één visie, één heldere lijn en één werkwijze stimuleert. Een optimalisatieslag volgens 5s begint namelijk vanuit organisatiedoelstellingen en -ontwikkeling.

De eerste stappen

De grote schoonmaak: allereerst bepaal je welke spullen je nooit gebruikt en overbodig zijn: deze moeten direct uit beeld, letterlijk. Wat er overblijft rangschik je volgens een nieuwe logische indeling in bijvoorbeeld een werkplaatskast, die je samen met je medewerkers bepaalt. Als team kom je tot de ideale werkplek zoals die eruit moet zien. Dan begint het schoonmaakproces.

Hoe ziet een nette werkplaats er uit?

• Er ligt niets overbodigs

• Het is er onberispelijk schoon en opgeruimd

• Het benodigde papierwerk is minimaal en eenvoudig

• Tijd die nodig is om spullen of informatie te zoeken is maximaal 30 seconden

• Tijd die nodig is om spullen en informatie op de juiste plek op te bergen is maximaal 30 seconden

• Er is een duidelijke standaard werkwijze

• De werkplek is zo overzichtelijk, dat afwijkingen direct opvallen.

Zowel de ongeorganiseerde als de super nette werknemer zal zich moeten aanpassen aan de lijn die vanuit organisatieoogpunt wordt bepaald. Om je werknemers mee te krijgen is het van belang dat je zelf het goede voorbeeld geeft. Alleen dan kun je mensen aanspreken op hun gedrag en hen motiveren zich aan te passen aan de nieuwe werkprocessen.

Slim aan de Slag!

In dit artikel heb je gelezen waarom een schone en opgeruimde werkplaats zo belangrijk is. Wil je weten welke schoonmaakmiddelen en producten je altijd op voorraad moet hebben zodat je werkplaats ook schoon blijft? Lees dan het artikel ‘In 5 stappen naar een opgeruimde werkplaats’.

Manutan helpt je graag

Kijk ook eens op manutan.nl, ons blog boordevol tips of contacteer de helpdesk voor meer informatie over slim en efficiënt werken.